Datenschutzerklärungen NextPharma Unternehmensgruppe

Wir möchten Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren, die innerhalb der NextPharma Unternehmensgruppe („NextPharma“) über Sie erhoben werden. Darüber hinaus erläutern wir Ihnen den Zweck der Datenverarbeitung, sowie Ihre Rechte in diesem Zusammenhang. Bitte wählen Sie unten die Datenschutzerklärung(en) aus, die für Sie relevant ist bzw. sind.

Verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 (7) der DSGVO

Je nach Verarbeitung ist das entsprechende Unternehmen (z.B. Unternehmen, bei dem Sie sich beworben oder gearbeitet haben oder das Geschäftspartner von Ihnen oder von dem Unternehmen in dem Sie arbeiten ist oder war) unserer Gruppe im Sinne von Art. 4 (7) DSGVO die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung. In einigen Fällen sind mehrere Unternehmen der Gruppe gemeinsame Datenverantwortliche für die Verarbeitung.

In jedem Fall können Sie uns bezüglich der Verarbeitung unter folgender Adresse kontaktieren

NextPharma Germany BidCo GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Deutschland
Tel.: +49 551 382-0
Fax: +49 551 382-470
E-Mail: Dataprotection@nextpharma.de

oder unter der Adresse des entsprechenden Unternehmens:

Bowtie Germany BidCo GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Germany
E-Mail: Dataprotection@nextpharma.de

NextPharma Germany BidCo GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Germany
E-Mail: Dataprotection@nextpharma.de

allphamed Pharbil Arzneimittel GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Germany
E-Mail: Dataprotection@nextpharma.de

PenCef Pharma GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Germany
E-Mail: Dataprotection@nextpharma.de

Pharbil Waltrop GmbH,
Im Wirrigen 25, 45731 Waltrop, Germany
E-Mail: Dataprotection@nextpharma.de

NextPharma Logistics GmbH,
Stieghorster Straße 90, 33605 Bielefeld, Germany
E-Mail: Dataprotection@nextpharma.de

PHARBIL Pharma GmbH
Reichenberger Straße 43, 33605 Bielefeld, Germany
E-Mail: Dataprotection@nextpharma.de

NextPharma Oy
Niittyhaankatu 20, 33720 Tampere, Finland
E-Mail: Dataprotection@nextpharma.de

NextPharma SAS
17 route de Meulan, B.P. 45, F-78520 Limay, France
E-Mail: Dataprotection@nextpharma.de

NextPharma Ploërmel
ZI de Camagnon B.P. 320, 56800 Ploërmel CEDEX, France
E-Mail: Dataprotection@nextpharma.de

NextPharma Technologies Holding Ltd
Suite 612/613, 83 Victoria Street, London SW1H 0HW, United Kingdom
E-Mail: Dataprotection@nextpharma.de

MW Encap Ltd
Suite 612/613, 83 Victoria Street, London SW1H 0HW, United Kingdom
E-Mail: Dataprotection@nextpharma.de

Datenschutzbeauftragter

Die NextPharma-Gruppe hat für die Unternehmen mit Sitz in Deutschland einen gemeinsamen Konzern-Datenschutzbeauftragten bestellt. Dieser ist wie folgt erreichbar:

TÜV SÜD Akademie GmbH
Westendstraße 160, 80339 München, Deutschland
E-Mail: datenschutzbeauftragter@nextpharma.com

Wenn Sie andere Fragen zum Datenschutz bei unseren Unternehmen haben, nutzen Sie bitte folgende Kontaktdaten:

NextPharma Group
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Deutschland
E-Mail: dataprotection@nextpharma.com

Ihre Rechte

Sie haben bezüglich dieser Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) 
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) 
• Löschung, wenn das rechtlich erlaubt ist (Art. 17 DSGVO) 
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) 
• Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) 
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) 
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Einige Verarbeitungen beruhen auf Ihrer Einwilligung (z.B. für die Aufbewahrung von Bewerbungen länger als 6 Monate, Kontaktaufnahme mit Ihnen nach Erhalt einer Anfrage z.B. über unsere Website Kontaktformular).  In diesen Fällen haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung auf die Zukunft zu widerrufen. Die Gültigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung bleibt hiervon unberührt.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie - unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs - das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes. Eine Übersichtsliste der Datenschutzaufsichtsbehörden finden Sie zum Beispiel hier: https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/anschriften_table.html

Sie können sich jederzeit mit einer E-Mail durch die dataprotection@nextpharma.com an uns wenden, wenn sie Fragen zu Ihren Rechten im Datenschutz haben oder von einem Ihrer nachfolgenden Rechte Gebrauch machen möchten.

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung. Diese Datenschutzerklärungen wurde zuletzt am 8. Dezember 2022 aktualisiert.

Datenschutzerklärung für die Personen, die nicht mit unseren Geschäftspartnern verbunden sind

Diese Datenschutzerklärung bietet Informationen für Personen, die nicht zu unseren Geschäftspartnern (B2B) gehören und mit uns Kontakt per Telefone, Post, Email oder Fax aufnehmen. 

Personenbezogene Daten

Sie entscheiden, welche Daten Sie uns mitteilen, um uns die Beantwortung Ihrer Frage zu ermöglichen:

• Name
• Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse / Telefonnummer)
• weitere Angaben, die Sie freiwillig machen

Wenn Sie unter 16 Jahre alt sind, senden Sie uns bitte keine personenbezogenen Daten (z. B. Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre E-Mail-Adresse). Wenn Sie NextPharma kontaktieren möchten, bitten Sie Ihre Eltern oder Erziehungsberechtigten, dies in Ihrem Namen zu tun.

Zwecke der Verarbeitung

• Bearbeitung Ihrer Anfrage

Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre eindeutige informierte Einwilligung) 

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail an dataprotection@nextpharma.com zu widerrufen. Dies hat keinen Einfluss auf die Gültigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung. 

Empfänger der Daten

• Für die Verarbeitung der Anfrage zuständige interne Abteilungen 

Aufbewahrungsfrist

• Die Daten verbleiben bei zuständigen internen Abteilungen, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Datenschutzerklärung für die Personen, die mit unseren Geschäftspartnern verbunden sind

Diese Datenschutzerklärung bietet Informationen für Personen, die für oder im Auftrag von unseren Geschäftspartnern (B2B) wie Auftraggeber, Kunden, Lieferanten, Investoren arbeiten.

Personenbezogene Daten

• private Kontaktdaten (z. B. Name, Titel, Postanschrift oder E-Mail-Adresse) nur, wenn notwendig
• geschäftliche Kontaktdaten und damit zusammenhängende Informationen (z. B. Stellenbezeichnung, Abteilung, Telefone und Fax Nummer, Name und Adresse des Unternehmens)

Zwecke der Verarbeitung

• Ausübung unserer Geschäftstätigkeit (Abschluss und Durchführung von Verträgen; Kundenservice, Management von Produkten und Materialien)
• Organisation und Durchführung des Geschäfts (Finanzmanagement, Managementberichtserstattung)
• Übereinstimmung mit gesetzlichen und/oder regulatorischen Vorschriften (Einhaltung von gesetzlichen oder behördlichen Aufgaben u.a bei Rechtsstreitigkeiten und zur Abwehr von Ansprüchen)

Rechtsgrundlage

• Art. 6 (1)(b) DSGVO – Durchführung von vertraglichen/vorvertraglichen Maßnahmen
• Art. 6 (1) (f) DSGVO - Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen

Quelle der Daten

• Mitteilung durch die Kontaktperson selbst
• Mitteilung durch eine andere Stelle des Geschäftspartners

Empfänger der Daten

Die unter dieser Datenschutzerklärung fallenden personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu den oben dargelegten Zwecken verarbeitet und nur bei unbedingter Notwendigkeit weitergegeben:

• andere Unternehmen innerhalb der NextPharma Unternehmensgruppe, die innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraum ansässig sind 

Konsequenzen, wenn Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen

• keine Möglichkeit, mit unseren Geschäftspartnern zu kommunizieren
• Beeinträchtigung unserer Fähigkeit, einen Vertrag mit einem Partner zu schließen oder das Vertragsverhältnis mit einem Partner aufrechtzuerhalten

Aufbewahrungsfrist

• bis zum Ende der Geschäftsbeziehung

In allen Fällen können die Daten a) länger aufbewahrt werden, wenn dazu ein gesetzlicher oder regulatorischer Grund besteht (dann werden die Daten gelöscht, sobald sie für den gesetzlichen oder regulatorischen Zweck nicht mehr benötigt werden), oder b) kürzer aufbewahrt werden, wenn der Betroffene der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widerspricht und kein rechtmäßiger Grund für deren Aufbewahrung mehr besteht.

Datenschutzerklärung für Personen, die einen Antrag auf Ausübung der Betroffenenrechte stellen

Personenbezogene Daten

• Kennung der betroffenen Person (Name, E-Mail-Adresse oder andere Informationen, die von der betroffenen Person zur Überprüfung der Identität bereitgestellt werden)
• Kommunikation mit der betroffenen Person (im Zusammenhang mit der Bearbeitung der Anfrage)
• Daten im Zusammenhang mit dem Antrag der betroffenen Person

Zweck der Verarbeitung

• Um der betroffenen Person die Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf die Verarbeitung zu ermöglichen
• Erfüllung der Verpflichtung zur Rechenschaftspflicht Art. 5 (2) in Bezug auf die Bearbeitung von Anfragen der betroffenen Person

Rechtsgrundlage

• Notwendigkeit zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt, gemäß Art. 6 (1) (c) GDPR.

Empfänger der Daten

• Data Privacy Specialist
• Datenschutzbeauftragter
• Mitarbeiter der IT-Abteilung, wenn die Teilnahme für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist
• Mitarbeiter der Personalabteilung, wenn die Teilnahme für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist
• Mitarbeiter der Unternehmen der NextPharma-Gruppe, deren Teilnahme für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist.

Konsequenzen, wenn Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen

• Unmöglichkeit zu überprüfen, ob der Antrag von der betroffenen Person gestellt wurde
• Unmöglichkeit, die Anfrage zu bearbeiten

Aufbewahrungsfrist

• Die Aufzeichnungen über den Antrag der betroffenen Person und seine Bearbeitung werden 3 Jahre lang aufbewahrt. Danach werden die Aufzeichnungen anonymisiert und in anonymisiertem Zustand für weitere 7 Jahre aufbewahrt.

In allen Fällen können Informationen a) länger aufbewahrt werden, wenn es dafür einen gesetzlichen oder behördlichen Grund gibt (in diesem Fall werden sie gelöscht, sobald sie für den gesetzlichen oder behördlichen Zweck nicht mehr benötigt werden), oder b) kürzer aufbewahrt werden, wenn die betroffene Person der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten widerspricht und es keinen legitimen Zweck mehr für ihre Aufbewahrung gibt.

Datenschutzerklärung für die Bewerber

Diese Datenschutzerklärung bietet Informationen für Personen, die sich bei NextPharma für eine Arbeitsstelle bewerben.

Personenbezogene Daten

• Stellenbewerbungen, Ergebnisse von Interviews
• Bewerbungsdaten, die Sie uns mit der Bewerbung schicken
• Bewerbungsunterlagen, die Sie uns mit der Bewerbung schicken
• persönliche Kontaktdaten, die Sie uns mit der Bewerbung schicken

Zwecke der Verarbeitung

• Entscheidung über die Einstellung
• Kenntnisnahme der Verfügbarkeit des potenziellen Bewerbers (falls Sie die Aufbewahrung von Bewerbungen länger als 6 Monate einwilligen)

Rechtsgrundlage

• DSGVO Art. 6 Abs 1 Buchst.
  a) Ihre ausdrückliche Einwilligung (z.B für die Aufbewahrung von Bewerbungen länger als 6 Monate)
  b) Vertrag: die Verarbeitung ist für den Abschluss des Arbeitsvertrags erforderlich

Empfänger der Daten

Die unter dieser Datenschutzerklärung fallenden personenbezogene Daten werden ausschließlich zu den oben dargelegten Zwecken verarbeitet und nur bei unbedingter Notwendigkeit weitergegeben:

• andere Unternehmen innerhalb der NextPharma Unternehmensgruppe, die innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraum ansässig sind

Konsequenzen, wenn Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen

Personenbezogene Daten, die Bewerber bereitstellen, werden von uns benötigt, um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen und einen Vertrag mit Ihnen schließen zu können. Wenn Sie uns die angeforderten Informationen, die rein auf die zu diesem Zweck benötigten beschränkt sind, nicht geben, wird das:

• Ihre Chancen beeinträchtigen, für eine Anstellung berücksichtigt zu werden
• unsere Fähigkeit beeinträchtigen, einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen

Aufbewahrungsfrist

• bei Einstellung: in Übereinstimmung mit der „Datenschutzerklärung für aktuelle oder ehemalige Beschäftigte der NextPharma Unternehmensgruppe“
• bei Ablehnung: 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses (wenn Sie nicht einer längeren Aufbewahrung zustimmen)

In allen Fällen können die Daten a) länger aufbewahrt werden, wenn dazu ein gesetzlicher oder regulatorischer Grund besteht (dann werden die Daten gelöscht, sobald sie für den gesetzlichen oder regulatorischen Zweck nicht mehr benötigt werden), oder b) kürzer aufbewahrt werden, wenn der Betroffene der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widerspricht und kein rechtmäßiger Grund für deren Aufbewahrung mehr besteht, oder c) länger aufbewahrt werden, wenn der Betroffene der Verarbeitung einwilligt (dann hat der Betroffene das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen).

Datenschutzerklärung für aktuelle oder ehemalige Beschäftigten der NextPharma Unternehmensgruppe

Jede Person innerhalb der NextPharma ist verantwortlich für den Schutz personenbezogener Daten untereinander sowie der unserer Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten. Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über personenbezogene Daten, die von NextPharma im Zusammenhang mit Personen verarbeitet werden, die Angestellte sind oder waren, sowie Angehörige von NextPharma Mitarbeitern. Von unseren Beschäftigten werden folgende Daten verarbeitet:

Personenbezogene Daten

• Titel 
• Namen, Kürzel
• Familienstand
• Persönliche Kontaktinformationen
• Geburtsdatum
• Sozialversicherungsdaten
• Steuerdaten
• Informationen zur Gehaltsabrechnung und Bankkonto
• Informationen zum Gehalt und Leistungen und zur Bereitstellung von Leistungen für bestimmte Angehörige
• Angaben zur Ausbildung
• Arbeitszeiten, Abwesenheitszeiten, Abwesenheitsgründe
• Arbeitsvertrag
• Bewerbungsunterlagen
• Foto (falls dieses z.B. in Ihrer Bewerbung oder anderweitig zur Verfügung gestellt wird)

Ferner verarbeiten wir einige Sonderkategorien personenbezogener Daten („sensible personenbezogene Daten“), wie Daten über die Gesundheit eines Menschen nur dort, wo es notwendig ist im Hinblick auf die Einhaltung der Beschäftigungs- und Sozialversicherungsgesetze.

Zwecke der Verarbeitung

• um Arbeitsverträge abzuschließen/durchzuführen/zu beendigen
• um unseren Verpflichtungen zur Einhaltung der vor Ort geltenden Gesetze und Vorschriften nachzukommen

Rechtsgrundlage

• DSGVO Art. 6 Abs. 1 Buchst.:

a) Ihre ausdrückliche Einwilligung
b) Vertrag - die Verarbeitung ist für den Abschluss und Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich
c) rechtliche Verpflichtung - die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der verantwortliche unterliegt
d) lebenswichtige Interessen - die Verarbeitung ist erforderlich um lebenswichtige Interessen der betroffenen Personen zu schützen
f) berechtigte Interesse - die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen von NextPharma oder eines Dritten erforderlich, es sei denn es gibt einen guten Grund die Personen bezogenen Daten des Betroffenen zu schützen und dieser Grund überwiegt NextPharmas berechtigten Interessen

• einschlägige nationale Gesetze

Empfänger der Daten

• Krankenkasse/Rentenversicherung/Steuerbehörde/Agentur für Arbeit (nur die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben)
• autorisierte Gehaltsabrechnung Dienstleister

Aufbewahrungsfrist

• Informationen, die in Personalakten enthalten sind, werden nach Beendigung Ihrer Beschäftigung nicht länger als 10 Jahre aufbewahrt. 

In allen Fällen können die Daten a) länger aufbewahrt werden, wenn dazu ein gesetzlicher oder regulatorischer Grund besteht (dann werden die Daten gelöscht, sobald sie für den gesetzlichen oder regulatorischen Zweck nicht mehr benötigt werden), oder b) kürzer aufbewahrt werden, wenn der Betroffene der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widerspricht und kein rechtmäßiger Grund für deren Aufbewahrung mehr besteht.

Konsequenzen, wenn Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen

Die Verarbeitung der Daten ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig. Einige Verarbeitungen (Steuerdaten, Sozialversicherungsdaten, Arbeitserlaubnis) sind gesetzlich gefordert. 
Wenn Sie uns die angeforderten Informationen, die rein auf die zu diesem Zweck benötigten beschränkt sind, nicht geben, wird das:

• zu einem Gesetzesverstoß führen
• die Abschließung eines Arbeitsvertrags unmöglich machen